Glossaire de l’événementiel

Vous trouverez ici tous les termes, définitions, acronymes tournant autour du monde de l’organisation d’événement. Souvent, les milieux professionnels sont difficiles à appréhender car les termes techniques compliquent le message. Or quand vous maîtrisez ces termes spécifiques, tout s’éclaire et le monde de l’événementiel vous ouvre ses portes. Si toutefois vous voyez qu’il y a un terme qui manque ou que vous voulez faire un apport, écrivez nous !

Types d’événements dans l’événementiel

Événements plutôt orientés Corporate

Soirée privative : Terme désignant une soirée organisée exclusivement pour les personnes invitées.

Location de salle : Terme désignant l’action d’utiliser une salle, habituellement non ouverte au public, pour votre événement.

Séminaire : Terme désignant un événement d’entreprise d’une équipe ou de plusieurs équipes travaillant sur un projet commun. Le terme nu désigne en général une durée d’une journée, voire d’une demi-journée.

Séminaire résidentiel : Séminaire se déroulant sur plusieurs journées et incluant l’hébergement et les restaurations en soirée et en matinée. Le séminaire résidentiel se présente sous plusieurs formes, selon les objectifs de l’entreprise (cohésion, intégration, formation …).

Séminaire semi-résidentiel : Séminaire se déroulant sur plusieurs journées et incluant l’hébergement laissant toutefois libre choix aux participants de ce qu’ils font de leurs soirées.

Séminaire incentive : Sur un format journée, le but du séminaire incentive est souvent de récompenser une équipe et de renforcer la cohésion d’équipe. Sa durée est variable et peut aller d’une demi-journée à plusieurs jours, voire semaines.

Team Building (s’écrit également teambuilding) : Animation réalisable dans un lieu spécifique ou dans vos locaux, souvent ludique. Le team building a pour but de renforcer la cohésion d’équipe d’un groupe.

Team Learning : Animation réalisable le plus souvent dans un lieu spécifique, qui en plus de renforcer la cohésion d’équipe cherche à enseigner des compétences à un groupe.

Animation artistique : Animation faisant intervenir des artistes. Selon les agences artistiques, il peut soit s’agir d’artistes professionnels de l’événement d’entreprise, soit d’artistes proposant ponctuellement leurs services aux événements d’entreprise en parallèle de leur activité artistique habituelle.

Animation déambulatoire : Animation mobile à l’intérieur de votre événement. Elle ne nécessite pas d’espace particulier et vise à divertir vos invités pendant le déroulement normal de votre événement.

Animation fixe : Animation non-mobile à l’intérieur de votre événement. Elle nécessite un espace spécifique, et crée généralement un instant durant votre événement dédié à l’animation.

Réunion : Evénement dédié au travail sur un sujet spécifique, réunissant généralement une ou des équipes travaillant sur le même projet. Les interactions sont multiples.

Conférence : Evénement dédiée à l’expression sur un sujet spécifique. Une personne ou un petit groupe, va s’exprimer sur un sujet afin de transmettre une information ou un savoir à un groupe plus large de personnes.

Congrès : Evénement dédiée à l’expression de diverses opinions, souvent de spécialistes, sur un sujet. L’objet est de transmettre des savoirs et des avis à un large groupe de personnes. Les congrès font généralement intervenir plus de personnes et sur une durée plus longue que les conférences ; plusieurs jours.

Événements plutôt orientés grand public

Vente privée : Mode de vente spécifique. Le principe repose sur l’idée de faire une offre, ou de proposer un produit, exclusivement à un groupe restreint de personne. Si aujourd’hui le terme désigne quasi-exclusivement des ventes en ligne, son origine vient de ventes physiques.

Offre privilège : Terminologie propre à la vente privée dans le monde événementiel. Elle désigne les offres que les prestataires événementiels sont prêts à faire par le biais de la vente privée.

Road-show : action qui consiste à aller vers le client où il se trouve géographiquement. Souvent lié aux tournées des plages, ou suivi d’un événement sportif, un road show permet de mettre en avant les produits pour une marque en offrant par exemple

Les intervenants du monde événementiel

Les clients

Annonceur : Terme qui désigne le consommateur final dans l’événementiel. C’est la personne morale qui est bénéficiaire de l’événement.

Agence de communication : Agence souvent prescriptive parfois réalisatrice d’événement. Son rôle et d’accompagner l’annonceur dans la création et la formalisation d’un message de communication spécifique, en interne comme en externe. Le message peut prendre la forme d’un événement.

Les Prestataires d’organisation

Agence événementielle : Agence spécialisée dans le conseil et l’organisation d’événement. Elles peuvent organiser tout ou partie de votre événement.

Venue Finder : Agence spécialisée dans la recherche de lieu pour votre événement. C’est l’idéal en cas de demande très spécifique.

DMC : Agence réceptive dans le cadre d’événements internationaux. Celle-ci fait bénéficier de sa connaissance et de son savoir-faire sur son marché national à l’organisateur étranger.

Les prestataires spécialisés

Agence artistique : Agence spécialisée dans la gestion et la proposition de prestations artistiques. Elles peuvent entre autre, proposer des artistes pour votre événement professionnel.

Prestataire événementiel : Terme désignant l’intégralité des prestataires dans le monde de l’événementiel qui peuvent vous proposer une prestation indépendante.

Prestataire technique événementiel : Terme désignant les prestataires dans le monde événementiel qui vous proposent un service complémentaire à une prestation événementielle.

Les modes de restauration

Pour une soirée d’entreprise

Cocktail : Terme désignant une soirée, dont le but est avant tout la convivialité et la célébration.

Soirée dansante : Terme désignant une soirée durant laquelle il est prévu une tranche horaire, généralement la dernière, réservée à la danse. Seuls certains lieux s’y prêtent étant donné le niveau sonore généré par ce type d’événements.

Buffet : Souvent mis à disposition lors d’un cocktail le buffet classique propose des boissons et hors d’œuvre dans une optique de plaisir des convives.

Buffet dînatoire : De plus en plus mis en place lors d’un cocktail, le buffet dinatoire en plus de proposer les boissons et hors d’œuvre propose des mets plus roboratif. L’intérêt est de dispenser l’événement d’un dîner assis et de renforcer l’aspect cocktail de l’événement.

Déjeuner / Dîner assis : Moins répandu que le cocktail dînatoire, le dîner assis permet d’avoir un service à l’assiette (souvent 3 plats ou agrémenté en plus d’un pièce de fromage)

Pour une Réunion

On retrouve souvent le buffet en formule libre service pendant le déjeuner du midi ou le déjeuner assis qui permet aux invité de prendre le temps de discuter avant le début de la nouvelle réunion.

Pauses (Café) : Pour faire un break dans le cadre d’une réunion, la pause est souvent agrémentée de jus de fruit et de petites pièces sucrés à manger. On commence également souvent la réunion avec ce qu’on appelle un accueil Café, qui est plus orienté autour des viennoiseries.

Pour un Roadshow

On pense souvent à la Street Food pour un événement qui se passe en extérieur ou qui se déplace comme un roadshow. La street Food permet de nourrir beaucoup d’invités à des prix faibles tout en restant qualitative.

Les modes de réunion

Les formats classiques

Réunion en plénière ou théâtre : LE format le plus classique. Tout le monde assis sur des chaises à regarder un ou plusieurs speakers. C’est le format qui permet de réunir le plus de personnes au m² et est souvent utilisé pour présenter des bilans annuels, des visions stratégiques ou pour des assemblées générales

Réunion en Classe (appelé aussi Classroom) : Comme à l’école, quand vous étiez derrière des tables pour écrire. Cela permet de prendre des notes pendant l’événement et

Réunion en U : tous autour d’une table qui forme un U, ce format permet l’échange. On reste toutefois avec un speaker qui va être à la fin du U.

Réunion en Board : Tout les interlocuteurs sont autour de la table, tous ensemble pour échanger. On appelle aussi ce format « table de direction ».

Les formats « nouveaux »

Ces formats permettent de nouveaux échanges

Réunion en Cabaret : Aussi appelé format demi lune : cela permet aux invités de se mettre derrière des tables. Il seront tournés vers le ou les speakers (et donc n’utiliserons que la moitié de la table, d’où le format « demi lune »)

Format Hackathon : Processus très créatif, qui permet de se réunir sur des durées flash pour résoudre des problématiques. Très lié au départ au monde du numérique, les entreprises « traditionnelles » s’en servent désormais aussi.

Typologie de lieux événementiels

Salle de réception : Salle dédiée à l’organisation de cocktail, buffet dînatoire, et autre typologie d’événement plus conviviaux.

Salle de réunion : Salle dédiée à l’organisation de réunion. L’accent est mis sur la fonctionnalité. Elles disposent généralement de paperboard, d’écran, et mettent à disposition stylos et autres fournitures.

Salle de conférence : Salle dédiée à l’organisation de conférence. L’accent est mis sur la possibilité d’une personne, ou d’un petit groupe, de s’exprimer auprès d’un large groupe de personnes.

Auditorium : Lieux dont l’architecture a été spécifiquement prévue pour une qualité acoustique exceptionnelle. Ces lieux sont particulièrement adaptés au format d’événement conférence.

Théâtre : Salle culturelle ouverte au grand pour public. Ils peuvent être privatisés en journée ou en soirée et sont particulièrement adapté au format conférence.

Château : Lieu historique, dans le domaine de l’événementiel on parle généralement des châteaux ayant été rénovés et transformés en hôtel ou en salles de réception. Ceux-ci proposent le confort que l’on pourrait attendre d’un centre d’affaires ou d’un hôtel, dans un cadre d’exception.

Demeure de charme : Grande propriété usuellement d’habitation, qui dispose d’éléments historiques ou esthétique d’exception. Certaines peuvent être louées ou privatisées pour y organiser un événement.

Loft : Lieux souvent insolite, doté d’un caractère particulier et mettant l’accent sur le confort de l’événement.

Lieu insolite : Terme valise, désignant tout lieu sortant des normes et des habitudes. Ces lieux dits insolites permettent d’apporter une touche d’exception à un événement.

Croisière : Evénement organisé à bord d’un navire (péniche, bateau, yacht) se mouvant sur les flots.

Péniche à quai : Navire ne proposant pas de d’événement de type croisière, mais qui bénéficie toutefois d’un cadre authentique et exceptionnel pour votre événement. La péniche dispose d’un grand espace pour recevoir vos collaborateurs lors d’un événement professionnel.

Cabaret : Salle de spectacle qui ouvre ses revues dansantes au grand public. Ces salles disposent généralement de salons privatifs, et peuvent parfois être privatisées en journée.

Cirque : Lieu de grands spectacles dédiés à toutes les classes d’âges. Ceux-ci peuvent être privatisés pour tout type d’événement d’entreprise. Particulièrement adapté aux animations, ceux-ci sont des endroits idéaux pour des soirées d’entreprise ou des journées de team-building.

Les termes techniques

Brief : C’est la formalisation de la demande qui permet de communiquer avec les prestataires de l’événementiel (les lieux directement, les agences, les prestataires techniques). Plus ce dernier est poussé plus il va être simple pour les intervenants de répondre avec intelligence et rapidité. Souvent les clients ont peur de donner des informations comme le budget de peur de se faire piéger. Pour nous, il ne faut pas avoir peur de donner le maximum d’informations (nombre de personnes, zone géographique souhaité…). Nous en reparlerons dans la partie brief

Recommandation : Ou appelé en plus abrégé « reco », c’est la réponse au brief. Issu du monde des appels d’offres, c’est le retour conceptuel et / ou chiffré par rapport au brief (problématique client).

Roadbook : Feuillet délivré par l’organisateur, détaillant le déroulement chronologique de l’événement. Aussi appelé déroulé ou feuille de route.

Visio-conférence : Terme désignant une conférence dont l’intervenant principal n’est pas présent physiquement. Par extension le terme s’applique aujourd’hui, aussi et surtout, aux réunions dont un des intervenants ne peut être présent physiquement mais occupe un rôle important.

Privatisation de salle : Terme désignant l’action de rendre privé tout ou partie d’un lieu usuellement ouvert au public.

Catering : c’est un anglicisme pour parler de la restauration des prestataires (ceux qui vont travailler pour l’événement). Il est général prévu par les traiteurs, mais si vous venez avec vos animations, il faut absolument le prévenir afin qu’ils puissent manger avant / après la prestation.

Filage : Le filage permet de faire une répétition en grandeur nature dans le lieu et avec les intervenants. Il permet en général de valider la durée des interventions, de voir si les présentations sont lisibles et s’enchaînent bien. Le filage technique est une version accélérée qui permet de passer en revue les supports en faisant intervenir son, lumière et vidéo. Il nécessite évidemment des ingénieurs son, lumière et vidéo.

Conducteur : ce qui est à suivre pendant une présentation par l’équipe technique. Toutes les étapes de l’événement y sont décrites et pour chaque étape il y a des actions spécifiques. Ex : allumage lumière scène, lancement vidéo…

Nombre de Pax : dérivé de l’aviation, ce mot désigne dans l’événementiel le nombre de personnes. Vous entendrez souvent dans un brief : « quel est votre nombre de pax ? », même à l’oral !

Le brief idéal

Pour une soirée d’entreprise

Il y a des questions PRIMORDIALES à se poser pour organiser une belle soirée d’entreprise. Les voici donc :

Questions globales

  • Quelle est la zone géographique ciblée ?
  • Quelle est la date optimale ?
  • Quel est votre budget ?
  • Quels sont les lieux que vous avez déjà interrogés ?

Questions spécifiques

  • Quelle est la durée de votre soirée ?
  • Préférez vous un dîner assis ou un cocktail dinatoire ?
  • Intègre t elle une soirée dansante ?
  • Faut il prévoir le Champagne ?
  • Souhaitez-vous des animations complémentaires ?

Pour une réunion

Questions globales

  • les mêmes que pour la soirée !

Questions spécifiques

  • Quelle est la durée de votre réunion ?
  • Voulez vous un accueil café ? Des pauses ?
  • Préférez vous un déjeuner assis ou un buffet ?
  • Faut-il clôturer par un cocktail apéritif ? Un cocktail dînatoire ?

Pour un séminaire résidentiel

Questions globales

  • Quelle est la durée de l’événement ? Combien de jours et combien de nuits

Questions spécifiques

  • Préférez vous des chambres en format single (une personne par chambre) ou twins (deux personnes par chambre) ?
  • Voulez-vous une offre Team Building pendant votre événement (voir les questions spécifiques au Team Building) ?
  • Voulez-vous une soirée dans le lieu ou en dehors du lieu ?
  • Quels sont vos besoins techniques ?

Pour un Team Building

Questions globales

  • Lieu et durée de la prestation ?

Questions spécifiques

Pour une animation artistique

Questions globales

  • Lieu et durée de la prestation ?

Questions spécifiques

  • Quel est le cadre pour votre demande d’animation ? Animer un séminaire, rendre festive ou participative une soirée d’entreprise ? …
  • Quel type d’animation voulez vous ? Participative ? Intéractive ? Musicale ?
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